Ombudsdienst

Waar, wanneer en wie?

Waar?

Het kantoor van de examenombuds is gevestigd in het Collegium Veteranorum, gelijkvloers, lokaal COVE 00.27 (te bereiken via de parking van het Maria Theresia College).

Wanneer?

De ombudspermanentie wordt verzekerd vanaf het begin van de blokperiode vóór elke examenperiode tot een week na het beëindigen van elke examenperiode. 

Wie?

  • Permanente ombudspersoon en coördinator van de Ombudsdienst:
    Dr. Frederiek Depoortere
    Tel.: +32 16 32 38 96
    COVE 00.27
  • Ombudspersonen eerste examenperiode 2011-2012
    Dr. Joeri Schrijvers
    Dra.     Valérie Kabergs
  • Ombudspersonen tweede examenperiode 2011-2012
    Dra. Valérie Kabergs
    Dhr. Johan De Joode
  • Ombudspersonen derde examenperiode 2011-2012
    Dr. Hans Debel
    Dra. Machteld Reynaert

Hoe contacteren?


Men kan de examenombudsdienst contacteren:

  • Door langs te komen in het ombudslokaal (COVE 00.27) tijdens het spreekuur. Van maandag 9 januari t.e.m. vrijdag 3 februari zal er een examenombuds ter beschikking zijn op maandagen, woensdagen en vrijdagen tussen 10 en 12 uur.
     
  • Het is ook mogelijk langs te komen na afspraak. Om een afspraak te maken, stuur een e-mail of bel ons (zie verder).
     
  • Door een e-mail te sturen naar ombuds@theo.kuleuven.be.
     
  • Door te bellen naar 016 32 38 01 (tijdens de voorvermelde spreekuren).
     
  • In geval van nood buiten de spreekuren is het toegestaan om te bellen naar bovenstaand nummer. In dat geval zal je oproep automatisch doorgeschakeld worden naar de GSM van een examenombuds. Als de examenombuds je oproep niet onmiddellijk kan beantwoorden, spreek dan zeker je telefoonnummer in zodat de examenombuds je kan terugbellen.

Waarom contacteren?


Volgens de universitaire overheid is de ombudsdienst bedoeld als een eerste opvang voor studenten die allerlei studiegerelateerde, persoonlijke of examengerelateerde problemen en/of klachten hebben. De ombuds brengt de problemen in kaart en gaat na of het nodig is om te bemiddelen binnen de faculteit en of een doorverwijzing naar meer gespecialiseerde centrale diensten aangewezen is. Vragen i.v.m. het examenreglement, stopzetting van examens enz. kunnen ook bij de ombudsdienst gesteld worden. De problemen van de student zijn prioritair: d.w.z. dat als de ombudsdienst niet beschikt over de nodige middelen om het probleem op te lossen, de ombudsdienst verplicht is sommige studenten door te verwijzen naar andere diensten binnen de universiteit.

Als eindverantwoordelijke voor een billijke oplossing van dergelijke problemen behartigt de ombuds in alle onafhankelijkheid de belangen van de studenten.

Gezien het examenrooster een wederzijds contract is tussen de studenten en de professoren is het belangrijk dat het wordt nageleefd. Afwijkingen kunnen enkel door de ombudsdienst worden toegestaan als de redenen gegrond en zwaarwichtig zijn. Elk geval word apart behandeld. Studenten mogen in geen geval persoonlijke afspraken maken met de professoren.

Zwaarwichtige redenen zijn o.a. ziekte (met geneeskundig attest), overlijden in de naaste familie, niet genoeg tijd tussen examens (minder dan 24 uur). De beslissing of een reden voor verplaatsing voldoende zwaarwichtig is, ligt bij de ombudsdienst.

Wie een of meer examens waarvoor hij/zij is ingeschreven om welke reden dan ook niet aflegt, moet dit vóór het moment waarop dit examen geprogrammeerd staat, melden aan de ombuds.