Een aantal tips in verband met het gebruik van e-mail
Zie ook: Handleiding Outlook 2007
Zie ook: Opleidingen Groupware Outlook (basis en vervolmaking - gratis voor personeel KULeuven)
Out of Office
(zie handleiding p. 16 en volgende)
Wanneer u afwezig bent, kan u via Outlook automatisch een 'Out of Office'-boodschap laten versturen naar iedereen die u een e-mail stuurt tijdens uw afwezigheid. U kan hierin bijvoorbeeld aangeven tot wanneer u afwezig bent en wie men dient te contacteren in geval van dringende vragen. U kan zelfs een onderscheid maken in Out of Office berichten voor interne en externe personen.
Vooral voor studenten kan het handig zijn om te weten wanneer ze ten vroegste een bericht van u terug kunnen verwachten indien u in het buitenland verblijft.
Handtekening plaatsen in e-mails
(zie handleiding p. 19)
Bij e-mailcommunicatie kan het handig zijn om in uw handtekening te vermelden wanneer u op kantoor bent, of wanneer u spreekuur hebt. Vooral indien u deeltijds werkt aan de faculteit is het de moeite om dit te vermelden zodat u niet steeds op dezelfde vragen een antwoord moet geven.
Invullen van een onderwerp
Het invullen van een onderwerp van een e-mail wordt vaak over het hoofd gezien en is iets wat door veel ontvangers als storend wordt ervaren. Bovendien is het zowel in het nadeel van de verzender als de ontvanger wanneer er geen onderwerp ingevuld wordt.
De ontvanger weet niet waarover de e-mail gaat tenzij deze volledig geopend wordt.
Bovendien wordt bij zoekacties vaak enkel op het onderwerp van een e-mail gezocht. Indien er geen onderwerp bestaat, is het niet mogelijk om de e-mail terug te vinden. U bent dan zowel als ontvanger als verzender genoodzaakt om via een verfijnde zoekopdracht communicatie terug te vinden. Een verfijnde zoekopdracht zal naargelang de grootte van uw e-mailaccount veel meer tijd in beslag nemen.
Mocht u toch e-mails ontvangen zonder onderwerp, weet dan dat u in Outlook het onderwerp zelf nog kan invullen of wijzigen. Dit doet u door het e-mailbericht te openen en de cursor op de plaats van het onderwerp te zetten. U kan vervolgens zelf het onderwerp wijzigen of aanvullen.
EOM - End of message
Voor korte berichten, kan u enkel de onderwerpregel van een e-mail gebruiken. Op het einde van het onderwerp schrijft u 'EOM' zodat de geadresseerde weet dat de e-mail zelf niet hoeft geopend te worden, maar dat het volstaat om enkel de onderwerpregel te lezen.
