Socrates - Erasmus afspraken en procedures

Socrates-Erasmus-coördinator Faculteit Theologie en Religiewetenschappen: Didier Pollefeyt (Didier.Pollefeyt@theo.kuleuven.be)

1. Formaliteiten voor het vertrek naar het buitenland en na aankomst in het gastland

Het studieverblijf in het buitenland wordt beschouwd als een integraal onderdeel van de studies in Leuven. U dient zich dus in te schrijven als student aan de KU Leuven vooraleer u vertrekt. De gastinstelling mag u geenszins inschrijvingsgeld laten betalen.

Socrates/Erasmusstudenten nemen na hun aankomst in het gastland zo snel mogelijk contact op met de Erasmus-verantwoordelijke ter plaatse en/of de Dienst Internationale Relaties van de gastuniversiteit. De Socrates/Erasmusverantwoordelijke is nu reeds op de hoogte van uw komst. U meldt zich bij de centrale administratie van de universiteit voor een (officieuze) registratie. Daar zal u een bewijs van inschrijving aan de K.U. Leuven gevraagd worden.

Vervul nauwgezet de formaliteiten die vermeld staan in de Handleiding voor Socrates/Erasmus-studenten. Voor Duitsland en Ierland bijvoorbeeld hebt u een verblijfsvergunning nodig en dient u zich te melden bij het plaatselijke politiekantoor of de instantie die verantwoordelijk is voor buitenlanders. In Nederland moet u zich binnen de drie maanden melden bij het plaatselijke gemeentebestuur.

2. Contact met de thuisbasis (K.U. Leuven)

Cruciaal is een goede bereikbaarheid van de Socrates-Erasmusstudent en een goed en permanent contact tussen de Faculteit te Leuven en de Socrates/Erasmusplaats. De meeste buitenlandse universiteiten beschikken over een goed uitgebouwd e-mail systeem voor studenten. Het is aan te raden reeds bij een eerste contact met de Socrates/Erasmusplaats een e-mail adres aan te vragen. In sommige universiteiten neemt de aanvraagprocedure immers enige tijd in beslag. Onze faculteit kan ook gemakkelijk per telefoon bereikt worden.

Praktische informatie:

Prof. Dr. Didier Pollefeyt, Didier.Pollefeyt@theo.kuleuven.be (Socrates/Erasmuscoördinator: +32/0 16 32 38 72)
Rita Dehaes, Rita.Dehaes@theo.kuleuven.be (secretariaat: +32/0 16 32 38 67)
Algemene telefoon: +32/0 16 32 38 28

Bij de aankomst op de Socrates/Erasmusplaats dient men onmiddellijk het persoonlijk verblijfsadres, telefoonnummer en faxnummer aan de Faculteit en de secretaris door te geven.

3. Procedure individueel studieprogramma

• In de eerste bijeenkomst van de Permanente Onderwijscommissie, rond 8 oktober, worden de programma's van de Socrates/Erasmusstudenten besproken en voorgelegd ter goedkeuring. Dat veronderstelt dat er voor elke Socrates/Erasmusstudent een volledig uitgewerkt en gedetailleerd programmavoorstel ter tafel ligt.
• Het programmavoorstel vermeldt alle Leuvense vakken (plichtvakken en keuzevakken) die tot het normale studiejaar behoren. Voor elk vak afzonderlijk wordt aangeduid of het in het eerste of tweede semester in Leuven gegeven wordt of (tijdens het eerste semester) op de Socrates/Erasmusplaats wordt gevolgd. Voor vakken die in het eerste semester gegeven worden en die niet kunnen vervangen worden door een gelijkwaardig vak in het buitenland, wordt een regeling getroffen. Het staat de Socrates/Erasmusstudent in principe vrij om als keuzevak in zijn programma eender welk vak te kiezen uit de tweede cyclus van de gastinstelling.
• Voor elk vak dat op de Socrates/Erasmusplaats wordt gevolgd, stelt men een apart document op, waaruit blijkt dat het buitenlandse vak als (gedeeltelijk of geheel) equivalent kan beschouwd worden voor het Leuvense vak. Dit document bevat volgende informatie: naam, nummer en docent van het vak in Leuven en op de Socrates/Erasmusplaats. Per vak geeft men een beknopte omschrijving van de inhoud van het vak in het buitenland (ongeveer een halve bladzijde), studiebelasting, uitgedrukt in contacturen en studiepunten en examenvorm. Indien de examenvorm bestaat in het schrijven van een paper, dient vermeld te worden uit hoeveel woorden de paper zal bestaan. Van elk vak voegt men ook een kopie uit de studiegids van de gastinstelling toe. Individuele afspraken met docenten omtrent papers, worden door de docent ondertekend. Vakken moeten niet noodzakelijk exact dezelfde naam hebben om als equivalent beschouwd te kunnen worden. Een seminarie over Thomas van Aquino kan bijvoorbeeld in rekening gebracht worden voor het Leuvense college Geschiedenis en theologie van de Middeleeuwen. Bij de opstelling van het programma is het belangrijk rekening te houden met een voldoende evenwicht, d.w.z. dat men niet te veel maar ook niet te weinig vakken aan de buitenlandse gastinstelling mag volgen.
  Dit document met een overzicht van de vakken die aan de onthaalinstelling gevolgd worden en de Leuvense vakken die vervangen worden door een opleidingsonderdeel in het buitenland, wordt zo spoedig mogelijk aan de secretaris van de poc ter beschikking gesteld (als attached file, per email). In ISP duiden de Erasmusstudenten alle Leuvense opleidingsonderdelen aan. Voor die vakken die in het buitenland gevolgd worden, wordt het vliegtuigje voor deze vakken aangeduid.
• Om de eerste krijtlijnen van het programmavoorstel te kunnen uittekenen is het aan te bevelen zo snel mogelijk over een recente programmabrochure van de buitenlandse universiteit te beschikken. De meeste faculteiten plaatsen hun programma’s ook op het web. Brochures kunnen via e-mail aangevraagd worden. Contact met Socrates/Erasmusstudenten van vorig jaar kan hierbij nuttig zijn. Indien er vragen of problemen mochten zijn m.b.t. de equivalentie van Leuvense en buitenlandse vakken, kan hierover steeds (liefst zo vroeg mogelijk) met de secretaris van de eigen opleiding overlegd worden. Belangrijk is dat men twee weken voor het vertrek naar het buitenland een eerste programmavoorstel aan de secretaris van de eigen opleiding voorlegt. Een tweede - vervolledigd en gedetailleerder - programmavoorstel wordt na één week verblijf in het buitenland aan de secretaris bezorgd. Dit tweede schema zal de secretaris bespreken met de vicedecaan onderwijs van de Faculteit, die tevens Socrates/Erasmuscoördinator is. De student zal dan in de tweede week van zijn verblijf verdere aanwijzingen tot vervollediging of bijsturing krijgen.
• Als het dossier volledig is samengesteld, en door de P.O.C. is goedgekeurd, wordt de student hiervan door de secretaris persoonlijk op de hoogte gebracht. Dat gebeurt in een officiële brief waarin alle afspraken vermeld staan en die mede ondertekend is door de vicedecaan onderwijs. De secretaris van de betreffende Onderwijscommissie zal alle professoren op de hoogte brengen van de studenten die een equivalent voor hun vak hebben verworven in het buitenland. Indien het om een gedeeltelijke equivalentie gaat, zal de desbetreffende docent hiervan eveneens door de secretaris schriftelijk op de hoogte gebracht worden. Pas hierna kunnen Socrates/Erasmusstudenten contact opnemen met de docent in Leuven om af te spreken welke stukken van de Leuvense cursus al dan niet gekend moeten worden. Het kan ook gebeuren dat studenten een vak dat in Leuven in het eerste semester wordt gedoceerd niet kunnen volgen op de Socrates/Erasmusplaats omdat er geen equivalent vak gegeven wordt. Ook in dit geval zal de secretaris van de opleiding met de docent in Leuven regelingen treffen en kan - daarna - de student met deze docent contact opnemen. Eenmaal het programma is goedgekeurd door de Permanente Onderwijscommissie kan hieraan niets meer veranderd worden.
• Examens van buitenlandse vakken worden bij voorkeur afgelegd voor de terugkeer naar Leuven. De punten van de verschillende examens worden via de buitenlandse universiteit rechtstreeks overgemaakt aan de Socrates/Erasmuscoördinator te Leuven. Papers kunnen eventueel ook nog in Leuven afgewerkt en opgestuurd worden. Uit ervaring hebben we geleerd dat men het beste alle onderdelen van de Socrates/Erasmusopleiding voltooit voor de aanvang van de Paasvakantie.
• Nadat het studieprogramma is goedgekeurd dient het Socrates/Erasmus Programme Learning Agreement (ECTS-formulier) correct ingevuld en terugbezorgd aan de vicedecaan onderwijs, prof. Dr. Didier Pollefeyt (voor 1 november).

Deze nota is het resultaat van jaren (deugddoende) ervaring met Socrates/Erasmus-studenten van onze Faculteit.

Prof. Dr. Didier Pollefeyt, Socrates/Erasmuscoördinator

Meer informatie

Meer info op centrale KU Leuven-pagina's:

• Studentenmobiliteit (principes en mogelijkheden)
• Kandidaatstelling voor Erasmus-studenten
• Mobiliteitsbeurzen voor Erasmus-studenten
• Formaliteiten te vervullen voor het vertrek
• Formaliteiten na aankomst in het gastland en rapportering bij terugkomst
• ELSAnet (dienst om personen die in het buitenland gestudeerd hebben of onderzoek hebben gedaan, de kans te geven hun ervaringen over te dragen aan hun opvolgers)