Protocol bij het Facultaire Doctoraatsreglement, artikel 1 Toegang tot de doctoraatsopleiding

Dit protocol beoogt vanaf 2004-2005 de procedure te verfijnen die de doctoraatscommissie zal hanteren bij de toelating van studenten tot haar programma. Hierbij wordt tegelijk gestreefd naar (a) transparantie in de besluitvorming, (b) op basis van zo volledig mogelijk informatie, (c) met een minimum aan administratie, en (d) in respect voor de beslissingruimte die het doctoraatsreglement aan de doctoraatscommissie toekent. De algemene minimumvoorwaarden, geslaagd zijn voor een volledige tweede cyclus Godgeleerdheid (min. vijf jaar) met onderscheiding, en 75% behalen voor de onderzoeksscriptie, of een daarmee gelijkgesteld werkstuk, zijn immers noodzakelijke maar geen voldoende voorwaarden voor toelating.

1. Tijdens de examenperiodes van juni en september, en uiterlijk één week voor de samenkomst van de doctoraatscommissie, wordt vanuit het faculteitssecretariaat namens de voorzitter een algemene mail aan alle ZAP-leden uitgestuurd waarin het volgende wordt gevraagd:
- bent u van oordeel dat uw vijfdejaarsstudent/en die deze zittijd afstuderen een doctoraatsprogramma aankunnen?
- bent u bereid om deze student/en verder te begeleiden mochten deze worden toegelaten tot de doctoraatsopleiding?
- zijn er nog feiten/zaken aangaande uw vijfdejaarsstudent/en, en/of studenten waarvan u corrector bent, die deze zittijd afstuderen die u onder de aandacht van de doctoraatscommissie wenst te brengen?

Ook wordt aan deze mail toegevoegd dat, indien op dit schrijven niet gereageerd wordt, de doctoraatscommissie ervan uitgaat dat de beslissing aangaande deze vijfdejaarsstudent/en volledig aan de commissie overgelaten wordt. Bovendien wordt gemeld dat de voorzitter, indien nodig, op de donderdagmiddag na de deliberatie en voor de toelatingscommissie bijkomende informatie kan opvragen. Omwille hiervan zal vriendelijk worden verzocht om een (GSM-)nummer door te geven, indien men donderdagnamiddag niet op de Faculteit bereikt kan worden.

2. De voorzitter van de doctoraatscommissie zal aangaande alle mogelijke discussiegevallen (zowel wat de behaalde resultaten betreft, als wat de reactie van de promotor (en evt. co-promotor), en eventueel de correctoren, betreft) de promotor (en evt. co-promotor) en desgewenst de correctoren vóór de toelatingsvergadering van de doctoraatscommissie contacteren.

Om meer tijd te maken voor dit voorbereidende onderzoek zullen de toelatingsvergaderingen van de doctoraatscommissie een halve dag later plaatsvinden (op de vrijdagvoormiddag in plaats van op de donderdagnamiddag na de deliberaties). Indien gewenst door de doctoraatscommissie of op eigen verzoek, wordt de promotor uitgenodigd voor de toelatingsvergadering.

3. Ter vergadering legt de voorzitter alle bekomen en beschikbare informatie ter bespreking voor. Na bespreking wordt, zo men afwijkt van de noodzakelijke voorwaarden, zo er discussie is omtrent de toelating van een kandidaat, of op eenvoudige vraag van één van de leden van de doctoraatscommissie, een geheime stemming gehouden. Toegelaten wordt wie meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen behaalt. Stemgerechtigd zijn de voorzitter en secretaris van de doctoraatscommissie en de voorzitters van de afdelingen en het ICR. Om geldig te kunnen stemmen dienen minstens de helft plus één van de stemgerechtigden aanwezig te zijn.

4. In geval er betwisting is van de beslissing van de doctoraatscommissie, kan de kandidaat na overleg met de ombudspersoon van de doctoraatscommissie beroep aantekenen bij het Bureau van de Faculteit. Ook deze beslist, na kennis genomen te hebben van de informatie en argumentatie van kandidaat, promotor (en evt. co-promotor) en doctoraatscommissie, bij geheime stemming. Toegelaten wordt wie minstens de helft plus één van de stemmen behaalt.

Goedgekeurd door het Faculteitsbestuur op 14 februari 2005 en door de Faculteitsraad op 18 februari 2005